Kurang Cocok untuk Berbagai Jenis Surat
Untuk sistem subjek kurang tepat apabila diberlakukan untuk berbagai jenis surat.
Kelemahan yang ada perlu mendapatkan perhatian sehingga dapat menutupi kekurangannya. Saat melakukan penyimpanan arsip sistem subjek ini ada baiknya mempersiapkan daftar klasifikasi arsip lebih dahulu.
Macam – Macam Filing System
b. Sistem abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad atau alphabetical filing system adalah metode penyusunan dokumen arsip secara berurutan sesuai abjad, mulai dari dokumen arsip yang berawalan huruf A sampai Z.
Nama atau kata-kata yang digunakan untuk menyusun arsip dengan sistem abjad ini dibagi menjadi 4 golongan, yakni nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah dan nama organisasi atau perhimpunan.
Tapi, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad ini membutuhkan adanya peraturan penyimpanan yang merupakan standar peraturan dari organisasi. Sehingga, semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang ditentukan. Proses penataan sesuai abjad antara lain sebagai berikut.
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyiapkan dan meemukan kembali suatu arsip di antara berbagai arsip lain yang jenisnya antara lain: guide utama atau guide primer, guide pembantu, guide keluar atau lembar keluar.
Ada tiga jenis folder yang digunakan pada sistem abjad yaitu folder campuran, folder individu, dan juga folder khusus.
Persiapan yang perlu dilakukan dalam penataan arsip berdasarkan abjad meliputi:
Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, antara lain:
Sementara, kelemahan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, antara lain:
Pertumbuhan dan Skalabilitas
Sebuah Filing System yang baik harus dapat tumbuh seiring dengan perusahaan. Ini berarti perusahaan menambahkan lebih banyak dokumen dan informasi seiring dengan pertumbuhan bisnis tanpa mengorbankan efisiensi atau aksesibilitas.
Fungsi Utama Filing System
Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkanbeberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang – bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Berikut 6 fungsi utama filing system dalam sebuah kantor atau perusahaan!
Penyimpanan sementara (File pending)
File pending yang disebut juga follow up file merupakan sistem penyimpanan arsip yang dilakukan secara sementara atau temporer sebelum proses dokumen selesai. Caranya adalah dengan melakukan pemberian label tanggal pada map-map yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulannya terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi bulan yang sedang berjalan, bulan berikutnya, dan berikutnya lagi. Untuk pergantian bulan, cara menunjuknya adalah dengan pergantian penunjuk (guide) yang berjumlah 12. Adapun dokumen yang di pending sampai waktu tertentu dapat memasukkannya pada map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Setelah terproses, kemudian menyimpan dokumen yang di pending pada file penyimpanan dan menempatkan file pending pada salah satu laci dari lemari arsip.
Tidak ada pedoman tata kerja
Tata kerja adalah suatu cara untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana. Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang cara mengelola sebuah pekerjaan, mulai dari pengertian pekerjaan itu sendiri, apa yang harus dilakukan dan caranya.
Pedoman tata kerja sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk kearsipan. Suatu perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata kerja kearsipan bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip.
Supaya, setiap petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras dengan lainnya dan memiliki tujuan jelas.
a. Sistem subjek (Subjectical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip subjek atau subjectical filing system biasanya digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan sesuai jenis masalah yang sering terjadi. Sistem subjek ini juga dikenal sebagai subjek perihal yang cara penyimpanan dan penemuan arsip berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Menurut Sedarmayanti (2005), sistem penyimpanan arsip ini harus menentukan dahulu masalah-masalah yang paling umum terjadi dalam surat-surat yang ditangani setiap harinya, sehingga bisa melakukan penataan arsip sesuai surat atau pokok isi surat. Sistem subjek ini sangat cocok bagi instansi pemerintah atau perusahaan yang berhubungan dengan keluhan pelanggan.
Adapun keuntungan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain:
Sedangkan, kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain:
Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Telah disebutkan sebelumnya ada 5 sistem kearsipan yang paling sering digunakan untuk perusahaan atau instansi pemerintah. Kelima sistem tersebut adalah:
Masing-masing penyimpanan arsip dengan kriteria tersendiri. Penyimpanan arsip adalah salah satu sistem dalam manajemen arsip untuk menjamin penemuan kembali saat dibutuhkan pada waktu yang akan datang.
Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda
Khusus pada sistem subjek adalah penyimpanan arsip dengan berdasar pada permasalahan yang terjadi. Sistem tersebut lebih tepat penggunaannya untuk instansi pemerintah atau jenis perusahaan yang menerima keluhan dari konsumen.
Sedangkan dalam rumah tangga, sistem subjek dapat dibedakan misalnya arsip pembayaran rekening listrik, arsip pembayaran rekening telepon dan arsip khusus ijazah dalam keluarga.
Dapat pula dengan tambahan arsip khusus akte kelahiran, arsip piagam penghargaan anak dan masih banyak lagi. Semuanya memiliki subjek khusus berdasarkan apa yang mau disimpan dalam arsip tersebut.
Ada kelebihan karena mudah pencarian, tapi juga terdapat kelemahan yang perlu mendapat perhatian.
Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
Setelah mengetahui definisi sistem penyimpanan arsip, terdapat juga macam-macam sistem penyimpanan arsip yang dapat Anda gunakan untuk mengarsip sesuai dengan sistem perusahaan. Berikut adalah jenis-jenis dari sistem penyimpanan arsip:
